ビルメンの一日

ビルメンテナンス・ビルマネジメントの仕事をしている、とあるビル管(ビルメン)による、ブログです。

ビルメンテナンス

【爆弾】引き継ぎミスは時限爆弾になる件【ビルメン】

投稿日:2022年2月12日 更新日:

今回は引き継ぎミスは時限爆弾になる件というテーマで記事にします。

ビルメンにとって引き継ぎは非常に重要です。

この記事を読めば何故引き継ぎミスで時限爆弾となるのかが分かります。

最後まで読んで頂けたら幸いです。

引き継ぎミスは時限爆弾になる件

例えばテナントから時間指定(〇月〇日〇時に作業に入って欲しい等)
で対応を求められていたり、

修理の段取りが途中で止まって進んでいなかった。

テナントや業者の申請書が放置、
そのまま行方不明になり引き継ぎ出来ていなかった。

現場の管理体制や連携ミスで、まれに発生する時があります。

いつまでたっても対応が進まない状態・・・・
初めは穏便に対応していたテナントも不満が募り、クレームや、
営業に支障が発生した場合、営業補償等を求められる場合もあります。

ミスは時間差で発覚し、急な対応・確認に追われる

何気ない一日、平和な現場に一本の電話。

「あれはどうなっているの?ずっと放置ですか?」

何も引き継ぎが出来ていない現場では大慌てです。

初めに誰が電話を受け取り、対応を進めていたのか?

どこまで根回しが出来ているか?(テナント・業者・営業等)

当日出勤者全員が分からない状態、求められる早期回答、これは地獄です。

引き継ぎミスで厄介なのが時間差で突然降って湧いたように発覚し、対応に追われる事になります。

最悪、自分は悪くないのにテナントに謝罪に出向いたり、怒られる事もあります。



毎朝の引き継ぎについて

ビルを管理していると、毎日様々なトラブル、クレームや設備異常等が発生します。

その場で対応して解決すれば問題ありません。

しかし対応出来なかった分(業者手配や部品手配が必要等)については後日テナント対応をしたり、
業者に修理依頼、対応が必要な「継続案件」となります。

次の日出勤した人に引き継ぐ事で継続案件の対応を進めていきます。

人間誰でも言い忘れやド忘れは必ずある

人間は必ずミスをし、忘れる生き物です。

「心理学者のエビングハウスの忘却線図」というのを聞いた事は無いでしょうか?

※ウィキペディア(Wikipedia)より引用

人は何かを記憶した時が100%だとすると。

一時間後には約50% 一日後には約70%の記憶した内容を忘れます。

忘れる事で辛い事や悲しい事を乗り越えられたり出来る保護機能だと私は解釈しています。

ミスを防ぐ方法(私の場合)

とりあえずメモだと考えています。

どんなしょうもない事でもメモを取る、
対応が完了したら消し込んでいく、

原始的でありますが、最も効果が高い方法だと思います。

最近携帯やスマホでも便利なメモ機能はありますが、
メモの良さは手書きで自由な点、なんにでも応用が利きます。

携帯やスマホならではの良い機能もありますので、
自分でルールを決めて使い分ける
事を心がけています。

最後に

如何でしたでしょうか?

今回は【爆弾】引き継ぎミスは時限爆弾になる件【ビルメン】というテーマで記事にしました。

引き継ぎのミスを繰り返すと信用を失って仕事がやりにくくなる事もあります。

しっかり引き継ぎして楽しく仕事したいですね。

この記事が皆様の参考になれば幸いです。

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